A terceirização da folha de pagamento e sua relação com a transformação digital
Nos últimos anos, as empresas passaram a buscar mais por serviços de terceirização da folha de pagamento, mas o que pode ter impulsionado esse aumento?
Imagine poder poupar o tempo e os custos gastos com essa tarefa, ao contratar uma empresa especializada, que poderá não apenas executar os processos inerentes as atividades do dia a dia dos profissionais de RH, mas também promover a digitalização de processos na gestão de pessoas. Além disso, por conta da pandemia nos últimos dois anos, os RHs enfrentaram muitos desafios.
A terceirização do RH está relacionada à transformação digital do setor, para torná-lo ainda mais estratégico e focado nas pessoas. Ao procurar um parceiro para tarefas que demandam muita especialização, conhecimento técnico e com necessidades de atualizações rápidas e constantes como é o caso da folha de pagamento, este também é o momento de dar mais um importante passo para a automação de processos, como a utilização de tecnologias que permitem agilidade, segurança, mobilidade e descentralização para procedimentos que tradicionalmente tomavam muito tempo de trabalho do RH.
Com tarefas terceirizadas, é possível liberar os profissionais para remodelar o departamento de RH para atividades mais estratégias e que estimulam o desenvolvimento profissional, promovam a motivação, retenção e engajamento, principalmente quando aliadas com a utilização de ferramentas e tecnologias como Onboarding, Experiência do Funcionário e Gerenciamento de Força de Trabalho (Workforce).
Para que isso ocorra, é preciso procurar quem de fato entende do assunto e oferece uma equipe especializada com uma consistente base tecnológica para o processo de digitalização, e que traga soluções sempre alinhadas com a legislação vigente e políticas organizacionais.
Para uma bem-sucedida automatização da folha de pagamento, é preciso que seja fornecida uma tecnologia avançada com uma base flexível e abrangente de processamento de dados, o que vai permitir que atenda a qualquer necessidade do RH, seja Legal ou regras e particularidades da empresa.
Essa flexibilidade permite os mais diversos tipos de cálculos que fazem com que seu negócio esteja totalmente em dia com suas obrigações. Além das questões de admissão e folha de pagamento, a empresa parceira ainda poderá disponibilizar em sua matriz de responsabilidades atividades relacionadas aos:
- processos de rescisão,
- trabalho intermitente,
- férias,
- transferências,
- afastamentos,
- pensão alimentícia,
- benefícios,
- adiantamento,
- participação nos lucros e resultados (PLR),
- encargos sociais,
- provisão,
- contabilização,
- pagamentos extras,
- 13º salário,
- obrigações anuais, entre outros.
- As vantagens com a terceirização de processos são inúmeras.
Há uma nítida melhora de processos e de agilidade ao deixar para uma empresa especializada a parte mais burocrática do trabalho de recursos humanos. Isso também vai evitar falhas, pois tendo em vista a quantidade de dados e processos, é comum que o gestor deixe passar algum detalhe que mais tarde poderá se transformar em um passivo trabalhista, ou seja, mais dor de cabeça.
Ao contrário do que alguns profissionais possam considerar, a segurança dos dados também poderá ser reforçada na mão de um terceiro, desde que suas atividades sejam executadas em softwares de alta tecnologia e que estejam em conformidade com protocolos rigorosos de segurança e com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), em vigor desde 2020.
A redução de custos também é uma das vantagens significativas da terceirização da folha de pagamento. Por mais que isso possa parecer estranho, com a adoção da terceirização é possível perceber em médio prazo a diminuição dos gastos da empresa.
Uma série de despesas internas podem ser evitadas com a adoção da parceria, como tempo de execução operacional das atividades, reposição de funcionário em férias ou afastados, treinamento de novos funcionários ou desenvolvimento do quadro ativo, principalmente diante das constantes atualizações na legislação trabalhista, gastos com multas e erros que possam ser geradas em processos que envolvam pagamentos e descumprimento de envio de obrigações acessórias importantes, entre outros.
Por fim, também há a vantagem do aumento de produtividade na equipe.
Ao dispensar os profissionais de RH de atividades mais operacionais e aumentar o nível da transformação digital com a automação dos processos para todos os colaboradores e gestores, a empresa ganha como um todo ao ter mais tempo para definir as suas estratégias e o seu alinhamento com o core business.
Sobre o autor:
Paulo Rogério de Oliveira, Gerente de Marketing da Apdata e Diretor de Inovação do Squad de Marketing e Comunicação da AAPSA.
