A transformação digital não é apenas um modismo. Partir para a automação dos processos impacta diretamente na melhora dos resultados e para começar a entender com como está o cenário da sua empresa nesse contexto, você pode responder algumas questões simples, listadas abaixo:
– Quais são os fluxos dos processos atuais e o quanto sua empresa está digitalizada?
Mapeie, inicialmente, os principais processos da sua empresa e verifique quais deles são automatizados e quais são manuais.
Converse com colaboradores e gestores sobre como é o dia a dia deles, tanto para o cenário automatizado, quanto ao manual. Você provavelmente terá dados importantíssimos desse levantamento.
– Qual é o mindset de seus gestores e colaboradores?
É importante conhecer como os colaboradores e gestores pensam em padrões, de acordo com determinados comportamentos e ações necessárias para manter a estratégia sempre na direção correta;
– Eles estão alinhados às transformações tecnológicas?
A transformação digital é muito mais que implantar softwares, mas sim, um fenômeno que incorpora todo o macro e microambiente que a empresa está inserida, com o objetivo de melhorar consideravelmente os processos e a vida das pessoas. É importante saber o nível de maturidade dos profissionais nesse assunto.
Com todas as respostas em mãos, você tem um diagnóstico inicial de como anda o processo de transformação digital de sua empresa. Por meio de uma análise mais detalhada, é possível descobrir gargalos que podem ser superados com a digitalização de procedimentos que ainda estão utilizando mão de obra sobrecarregada ou tecnologias ultrapassadas.
É preciso compreender quais são os recursos e KPIs necessários para configurar a transformação digital, que dê fato impactem nos resultados de sua empresa e a leve ao sucesso.
Outra questão, é perceber que este processo de digitalização é uma jornada a ser cumprida em etapas e que não é algo a ser resolvido da noite para o dia.
Qual é a tecnologia ideal para o seu momento de negócios?
Por quais departamentos é necessário começar o processo e qual demanda é a mais necessária?
Um bom planejamento pode evitar adversidades, como dificuldades técnicas ou alguma resistência por parte dos colaboradores. Priorizar áreas cuja demanda não é tão urgente, pode refletir de forma negativa nos resultados esperados. Por isso é importante contar com uma empresa especializada para ajudar nesse processo.
Outro passo importante é contar com o engajamento das lideranças e o alinhamento no formato de administração para que as novas tecnologias sejam aplicadas e utilizadas de maneira mais efetivas.
Assim, o entrosamento entre colaboradores e as novas mudanças vindas da transformação digital acontecerá de forma mais natural, sob uma liderança inovadora.
No caso dos Recursos Humanos, é fundamental que as estratégias de gestão de pessoas utilizem os novos recursos disponíveis para otimizar a produtividade de toda a equipe e colaboradores da empresa.
Nesse aspecto, investir na experiência do funcionário e na capacitação para o desenvolvimento profissional são fundamentais para tornar o RH ainda mais focado nas pessoas, deixando a parte operacional, como a folha de pagamento e controle de frequência e benefícios, por exemplo, nas mãos de empresas especializadas, que ofereçam serviços de Outsourcing.
Ao digitalizar as rotinas de RH, garante-se mais velocidade no fluxo de trabalho, aumento de produtividade, diminuição, ou até mesmo, eliminação de erros manuais, e torna o setor de gestão de pessoas muito mais estratégico.
As funções da gestão de pessoas passam, assim, a ser direcionadas para processos de maior valor organizacional. Ao mesmo tempo, o uso de softwares de gestão de RH promove a descentralização de ações e tornam as etapas menos burocráticas e muito mais simples de serem executadas.
Entre os processos manuais que podem ser digitalizados estão o envio e recebimento de documentos, programação de férias, consultas a históricos diversos, entrada de atestados médicos, avisos de vacinação e campanhas de medicina preventiva, entre muitas outras ações.
A transformação digital ainda permite maior velocidade nas atividades, melhor comunicação entre departamentos e pessoas, um fluxo de trabalho mais assertivo com redução de erros e de gasto de tempo em retrabalhos.
De acordo com a consultoria Gartner, 92% dos CEOs admitem a necessidade de digitalização do RH, mas ainda há muitas empresas no Brasil que precisam dar atenção especial para a automação de processos.
Mesmo com o maior impulso com a adoção do home office e do trabalho híbrido, ainda falta entender a importância real da digitalização e iniciar o quando antes o processo de implementação. Por isso, o esclarecimento do quanto a digitalização é importante para os negócios se faz tão necessário.
Além disso, a transformação digital permite uma segurança no gerenciamento de dados, com o uso do armazenamento em nuvem, o que facilita também o compartilhamento de informações entre setores, elimina riscos de perdas de dados, e garante um nível de segurança dos dados muito maior.
Sobre o Autor:
Paulo Rogério de Oliveira
Gerente de Marketing da Apdata e Diretor de Inovação do Squad Marketing e Comunicação no HUBRH+.
