O processo de onboarding permite modernizar e automatizar a integração e adaptação de novos colaboradores nas empresas. O objetivo é instruir os funcionários sobre cultura, rotina e dinâmicas corporativas para que se sintam confortáveis em suas atuais funções e se familiarizem com a empresa.
Mas isso só funciona se os processos de integração forem projetados estrategicamente com o objetivo final em mente. O onboarding se tornou ainda mais desafiador com a ascensão do trabalho remoto e híbrido. De acordo com uma pesquisa da Workable, os profissionais de RH relataram que os maiores desafios da contratação durante a pandemia são os treinamentos virtuais e as incorporações de novos funcionários nas equipes.
Mesmo antes da mudança virtual, mais de um terço das empresas não tinha um processo de integração estruturado, seja ele remoto ou não. Além disso, muitas organizações subestimam o tempo que os recém-contratados levam para serem eficientes em suas funções. O programa de incorporação de colaboradores dura em média 90 dias, mas de acordo com o relatório “Criando uma jornada de integração excepcional para novos funcionários” da Gallup, os colaboradores normalmente levam 12 meses para atingir seu potencial de desempenho total.
Portanto, se o objetivo da empresa é melhorar a retenção de talentos, precisa melhorar a experiência de integração de seus funcionários.
A Gallup relata que apenas 12% dos funcionários sentem que sua empresa faz um bom trabalho na integração de novos membros da equipe, deixando 88% dos colaboradores com uma impressão ruim sobre o processo de onboarding.
Uma integração ruim pode deixar o colaborador com menos confiança em suas atuais funções, níveis piores de engajamento e um risco maior de desistir quando veem uma posição nova e mais empolgante em outro lugar. Esses dados são preocupantes, principalmente para empresas que contratam e atuam remotamente.
Por outro lado, as empresas que implementam um programa formal de integração podem ter uma retenção de funcionários 50% maior entre os novos contratados e uma produtividade 62% maior dentro do mesmo grupo. Ainda de acordo com o relatório da Gallup, os profissionais que passam por uma experiência de contratação positiva têm quase três vezes mais chances de se sentirem preparados e apoiados para começar a executar o serviço, aumentando sua confiança e melhorando sua capacidade de desempenhar bem sua função.
As chaves para o sucesso da integração
Um curto programa de integração não é a única coisa que prejudica as experiências de novos funcionários. As contratações recentes também precisam de oportunidades para formar relacionamentos no local de trabalho com seus gerentes e colegas.
O relatório da Gallup também revela que as experiências de integração têm três vezes mais chances de serem boas quando os gerentes participam ativamente do processo.
As quatro etapas a seguir podem ajudar os gerentes a desenvolverem processos estratégicos de integração e retenção de funcionários:
- Defina metas e medidas claras para o sucesso
Antes de estabelecer um novo programa de integração, revise suas metas e se certifique de que elas englobam os quatro pilares: conformidade, esclarecimento, cultura e conexão. Para ajudar nesse processo, faça as seguintes perguntas:
- Você identificou e explicou claramente os regulamentos, políticas e procedimentos que os funcionários precisam cumprir?
- Você definiu claramente as expectativas de trabalho dos funcionários e as vinculou a medidas concretas e com prazo determinado?
- Após a conclusão do programa de integração, como você melhorará e manterá o equilíbrio entre vida profissional e pessoal dos novos contratados?
- Crie uma equipe de integração multidepartamental
Para criar um processo de onboarding de sucesso, a empresa precisa criar um plano de integração que vá além do RH e envolva outras áreas da empresa, incluindo as equipes importantes e gerentes.
É importante lembrar que as novas contratações também irão interagir com outros departamentos. No entanto, nem sempre é óbvio para os funcionários como eles trabalharão com essas pessoas e como se conectarão com elas. Criar uma relação entre os profissionais recém-admitidos e o CEO também é importante, pois lhes dará uma sensação de inclusão na empresa, além de consolidar a ideia de que eles são importantes para a corporação.
- Fornecer suporte durante toda a jornada de integração
Durante o processo de integração, é importante que os gerentes acompanhem os novos colaboradores em suas atividades. Além disso, os recém-admitidos devem diminuir o tempo gasto em tarefas administrativas e focar nos treinamentos e na criação de conexões com a equipe.
- Tenha a Tecnologia como aligada ao processo de Onboarding
Onboarding, assim como todos os outros processos de RH, não existe e nem sobrevive sem tecnologia. Após mapear e definir todos os pontos acima, invista em soluções que permitirão fazer você implementar as ações de forma automatizada.
Um ponto muito importante é recolher feedbacks dos novos funcionários sobre como está sendo seu processo de onboarding e o que precisa ser melhorado.
Durante um período em que as empresas estão lutando para reter talentos, é imprescindível criar um forte processo de integração para as novas contratações. Isso ajudará os funcionários a se sentirem acolhidos e bem-preparados para iniciar a execução de suas funções. Além de incentivar a equipe a cativar conexões com todos os departamentos.
Paulo Rogério de Oliveira, Gerente de Marketing da Apdata.