O mundo atual é cheio de distrações. Observe ao seu redor, os sons, os letreiros luminosos, os carros, o colorido, as pessoas. Não bastasse tudo isso, ainda andamos praticamente 24h por dia, carregando um dos maiores vilões no quesito distração: o smartphone e suas inúmeras notificações de e-mails, mensagens das redes sociais e outros aplicativos.
Seja no trabalho ou em casa, há diferentes situações que nos tiram o foco e nos impede de continuar. E não há outra solução para evitar esse problema. Você precisa se autodisciplinar. É você quem precisa criar o seu método de lidar com as distrações que acontecem a toda hora.
No dicionário, AUTODISCIPLINA é definida como a Disciplina que um indivíduo ou um grupo voluntariamente se impõe. Ou seja, é algo que você define como prioridade para você mesmo.
Você pode adotar alguma das técnicas apresentadas por Christian Barbosa no seu livro A Tríade do Tempo, para evitar distrações.O autornos mostra como podemos separar nossas atividades em três esferas: Importante, Urgente e Circunstancial.
ESFERA IMPORTANTE
Refere-se a toda as atividades que você faz que são relevantes em sua vida – aquelas que trazem resultado de curto, médio ou longo prazo. É a esfera da estrada certa, na qual você conduz seu carro e sabe que na linha de chegada estará realizada. Repare que as coisas importantes têm prazos de execução e nunca são urgentes. A consulta ao cardiologista para um check-up, por exemplo, é uma tarefa importante que deve ser feita em determinado período e marcada com antecedência. Afinal você conhece algum cardiologista que marca consultas para o mesmo dia? Se você, porém, sofrer um infarto, a consulta ao cardiologista já não será mais importante, pois passou a ser urgente. Nesse caso a tarefa importante pode se tornar urgente se não for cumprida no tempo previsto.
Se for importante tem prazo, não gera estresse, carece de atenção, mas não de imediato.
Significado de Importante: Que é essencial e determinante, fundamental; necessário, básico: boa saúde é importante.
Importante é sinônimo de: essencial, forçoso, necessário, elogiável, curioso, interessante, imprescindível, relevante
ESFERA URGENTE
Abrange todas as atividades para as quais o tempo é curto ou já se esgotou. São as exigências que chegam em cima da hora, não podem ser previstas e geralmente causam pressão e estresse (relatórios inesperados, esquecimentos, problemas de saúde, reuniões emergenciais ou clientes que apresentam problemas são alguns exemplos.
Como estamos muito acostumados com as urgências da vida, acabamos por adiar o que é importante e só o realizarmos quando se torna urgente e extremamente necessário. Quando você vai ao dentista? Quando leva o carro para consertar? Quando fez aquele planejamento importante? Infelizmente, a negligência diante das coisas importantes conduz nossa rotina a um frequente regime de urgência.
O urgente, foi algo importante que deixou de ser realizado, foi negligenciado e por isso moveu-se para a esfera da urgência.
Significado de Urgente: Que é necessário ser atendido ou feito com rapidez; que não pode ser retardado. Situação que demanda atendimento rápido, sem demora; imediato ou instantâneo: o paciente precisa de atendimento urgente.
Urgente é sinônimo de: próximo, impreterível, improrrogável, inadiável, iminente.
ESFERA CIRCUNSTANCIAL
Por sua vez, cobre as atividades desnecessárias ou excessivas. São os gastos inúteis de tempo e as tarefas feitas por comodidade por serem “socialmente apropriadas”. É a esfera da estrada que não leva a lugar nenhum, que não traz nenhum resultado, mas apenas frustrações (uso exagerado da internet, certas festas, reuniões sem proposito, e-mails que veiculam brincadeiras, horas incontáveis perdida diante da TV e conversas fúteis são bons exemplos). Se você perceber que esta esfera está maior que as outras, é sinal que você precisa urgente repensar suas atitudes em relação a administração do tempo.
No dicionário Circunstancial é definida como: Que tem relevância, mas não é extremamente necessário; de caráter secundário; incidental.
É lógico que existem outros conceitos e/ou ferramentas para se fazer a gestão de tempo, e vamos falar sobre elas logo mais, mas o que vale destacar em relação à Tríade do Tempo, é que as esferas não se misturam. Não existe algo que seja Importante e Urgente ao mesmo tempo.
Além disso, a própria definição de urgente e importante mostram-se incompatível, por isso algo nunca poderia ser importante e urgente ao mesmo tempo. Quando você separa o importante do urgente em sua vida, em seu tempo e em sua equipe, fica muito mais fácil entender (e resolver) os problemas e a forma como você utiliza seu tempo.
TÉCNICA POMODORO
Outra forma de você se manter focado nas suas tarefas e fazer o melhor uso do seu tempo, é utilizar a Técnica Pomodoro. Criada pelo italiano Francesco Cirillo, que consiste em usar um cronometro para controlar o tempo que você vai dedicar a sua tarefa.
Programe inicialmente 25 minutos, e se concentre com foco total no seu objetivo. Neste período, não utilize o celular, não atenda ligações, não responda e-mails.
Concentração plena na sua tarefa. Passado esse tempo, faça uma pausa de 5 minutos. Repita esse processo até completar a tarefa. Se a tarefa for muito longa, depois da quarta repetição faça uma pausa maior de 20 a 30 minutos.
Se no início, 25 minutos for muito tempo para você, então comece com 15 minutos, e depois vá aumentando o tempo na medida que vai se acostumando com a técnica, até chegar ao tempo de 50 minutos de foco total. Acredite, você consegue, e funciona.
MATRIZ EISENHOWER
A Matriz Eisenhower é uma ferramenta que nos ajuda a nos mantermos atentos as nossas atividades. Hoje em dia recebemos muitas informações, o que gera o medo de deixarmos algo importante passar despercebido ou ainda de deixarmos de fazer algo importante para o projeto no qual estamos trabalhando.
Para evitar esse ou outro contratempo na realização das suas atividades, a Matriz é uma excelente ferramenta para você não esquecer das suas prioridades. Veja como funciona:
Faça um levantamento de todas as suas tarefas da semana, sejam elas pessoais ou profissionais, e classifique-as de acordo com a Importância e Urgência de cada uma, conforme abaixo:
1 – O que é Importante e Urgente;
2 – O que é Importante e Não é Urgente;
3 – O que Não é Importante, Mas É Urgente;
4 – O que Não é Importante, e não é Não Urgente.
As tarefas que você classificar como nº 1 Faça agora!
As tarefas que você classificar como nº 2 Programe (mas não esqueça de fazer).
As tarefas que você classificar como nº 3 Delegue (mas acompanhe).
As tarefas que você classificar como nº 4 à Elimine-as.
Veja que você tem sim como administrar, não o Tempo, mas o seu TEMPO. Ao se programar seja com as técnicas que apresentamos aqui, ou com qualquer outra que você conheça e se adapte ao seu jeito, é perfeitamente possível você conseguir aumentar a sua produtividade.
O importante é que como Líder, você apresente as opções a sua equipe, e deixe que cada um faça uso daquela que mais faça sentido para ele. Você como Líder deve administrar as tarefas a sua maneira, cobrando os resultados nos momentos certos.
Por isso é que salientamos a necessidade de você saiba priorizar as suas atividades. No livro Pensamento Alinhado de John Steffen, o autor nos ensina o método MIA – Mais Importante Agora, que é você fazer sempre em primeiro lugar as suas atividades mais importantes. E para priorizar suas atividades você pode se utilizar das técnicas que citamos acima.
Outra ação que você pode adotar, é aprender a dizer SIM para você. Quando você aprende a dizer sim a você mesmo, fica mais fácil você dizer NÃO aos outros. Mas não pense que as distrações deixarão de acontecer, mas se você souber priorizar suas atividades, saberá o momento em que poderá aceitar aquele convite para um cafezinho, e quando recusá-lo.
Qual a vantagem de se ter autodisciplina?
A habilidade de entregar suas tarefas no prazo e com qualidade, ter tempo suficiente na sua rotina para fazer exercícios, ler, estudar, estar com as pessoas que você ama são algumas das muitas vantagens que a autodisciplina proporciona. Todas elas são ao mesmo tempo seus objetivos e seus motivadores para que você consiga realizá-las.
Identifique os obstáculos que você pode encontrar na sua rotina e que podem impedir de cumprir seus objetivos. Muitas pessoas fracassam no cumprimento das suas metas, por não saberem identificar os possíveis entraves que encontrarão pelo caminho. E quando eles acontecem não sabem como lidar com eles. Acredite, imprevistos vão acontecer independente da sua vontade, e você precisa saber como contorná-los.
Substitua velhos hábitos por novos hábitos, mas é importante que você não deixe um vácuo no lugar do seu hábito antigo, e sim preencha-o com algo que tem a ver com o seu novo hábito.
Monitore seu progresso, e veja como você está se sentindo em relação a sua autodisciplina. Veja se de fato tem conseguido se manter mais focado nas coisas importantes, deixando as distrações de lado.
Podemos até dizer que a AUTODISCIPLINA abre portas para outras habilidades que você precisa desenvolver, pois uma vez que você aprende a aplicá-la no seu dia a dia, ela lhe será útil em toda e qualquer outra área da sua vida. Se você sabe como ser autodisciplinado no trabalho, você também pode sê-lo nos estudos e no esporte, por exemplo.
Veja algumas dicas de como desenvolver a sua AUTODISCIPLINA.
1 – Desenvolva o autoconhecimento. O autoconhecimento pode ser comparado com o Manual do Ser Humano, pois uma vez que eu sei como funciona, posso tirar melhor proveito das minhas habilidades e pontos fortes, conseguindo assim traçar planos para atingir meus objetivos com muito mais eficiência.
2 – Procure não perder o foco naquilo que precisa ser feito. Em qualquer que seja a atividade que você esteja desenvolvendo, manter-se focado é uma forma de reforçar a sua autodisciplina. Para isso é preciso definir claramente seus objetivos. Já ouviu falar em Meta Smart?
3 – Faça pausas. Não trabalhe ou exerça qualquer atividade por horas seguidas sem intervalos. Os intervalos são necessários para repor as energias. Divida suas atividades em blocos e de tempos em tempos, descanse, isso faz com que o seu nível de rendimento se mantenha uniforme.
4 – Crie hábitos saudáveis. Faça um levantamento de hábitos que você tem, mas que não te acrescentam nada, e substitua-os por outros hábitos que te proporcionem além do prazer de realizá-los, ainda faz com que você aumente sua produtividade. A prática de esportes é excelente para te dar mais energia e disposição.
5 – Faça uma lista das suas prioridades profissionais. Sim você precisa ter prioridades profissionais também. Saiba onde você quer chegar na sua carreira. Não delegue essa tarefa a terceiros pois se trata da sua vida, do seu futuro e do futuro daqueles que você ama. “Ah, mas eu já sou dono do meu próprio negócio!” Ótimo, então estabeleça metas de expansão e crescimento.
6 – Organize-se. Crie uma forma organizada de realizar suas atividades. Como já dissemos: estabeleça prioridades. Alinhar suas demandas e prazos facilita a gestão do tempo e permite alta performance das suas entregas. E, em um mundo tão competitivo como o que vivemos hoje, isso pode fazer a diferença entre você se manter ou não no seu emprego. #ficaadica
A disciplina também pode ser encarada como renunciar a um prazer imediato para conseguir um prazer ainda maior no futuro. Por isso, ao praticar a AUTODISCIPLINA, você não estará apenas sendo um profissional melhor agora, mas também no futuro.
Sobre o Autor:
João Casarri Neto é Economista, Consultor de RH/TI, Coach, Mentor e Treinador de Líderes, Analista Comportamental DISC, Practitioner PNL, Embaixador de Inovação e Tecnologia da HUBRH+ e autor do livro Os 5 Princípios da Resiliência.
